Árajánlatok rögzítése, lekérdezése

Árajánlatok rögzítését az Új/Árajánlat menüpont alatt tudjuk elvégezni.

A megjelenő felületen a Partnerek fülről választhatunk a már korábban berögzített partnerek közül, a Termékek fülön pedig a korábban berögzített termékeink közül. Ugyan itt lehetőség van keresőmező segítségével megkeresni partnereinket és termékeinket (a keresőmezőben a partner nevére, címére, kódjára és adószámára, valamint termék a nevére és kódjára lehet keresni). Ezen kívül a meglévő partner és terméklistán szűrhető kategóriára is. A keresőmező alatt található Új partner hozzáadása/Új termék hozzáadása gomb segítségével pedig hozzáadhatók új elemek a listáinkhoz, amennyiben ott még nem szerepelnek.

A listában szereplő partnerre és termékekre bökve automatikusan ráhelyezzük bizonylatunkra azt (termékek esetén, ha egy termékre többször bökünk, akkor az adott termék mennyisége növekedni fog a bizonylatunkon).

Árajánlat készítő ablakunk bal felső sarkában a kiválasztott partnerünk adatai látszódnak:

Amennyiben módosítani szeretnénk a kiválasztott partnerünk adatain, a partner kijelölését követően megjelenik a Partner szerkesztése funkció, amire rábökve megtehetjük ezt:

A jobb felső sarokban láthatjuk/állíthatjuk be bizonylatunk alapadatait.

Projekt: Bizonylatainknak létrehozhatunk projekteket, majd ezekbe a projektekbe sorolhatjuk azokat, így a különböző projekt alá tartozó bizonylatok alapján kimutatásokat tudunk a későbbiekben lekérdezni ezek bevételeiről, nyereségeiről. Abban az esetben hasznos lehet a funkció, ha például több forrásból tevődik össze bevételünk (pl. webáruház, bolti értékesítés stb..) és szeretnénk elkülöníteni a különböző forrásból származó bevételeink statisztikáit.
Projektjeinket a Beállítások/Rendszer beállítások/Projektek menüpont alatt hozhatjuk létre.

Iktatószám: Amennyiben szeretnénk alternatív azonosítót rendelni bizonylatunkhoz, azt az iktatószám mezőben tehetjük meg. A mező szabadszöveges és bármilyen karakter megadható benne, kitöltése nem kötelező.

Pénznem: A Kulcs-Üzlet programban lehetőség van Forinttól eltérő valutában is bizonylatokat kiállítani. A bizonylat készítés során ebben a mezőben kell meghatároznunk, hogy milyen pénznemben szeretnénk bizonylatunkat kiállítani. Amennyiben forinttól eltérő valutát választunk ki, megjelenik egy árfolyam beállítása ablak, ahol a program automatikusan felajánlja a kiválasztott pénznem aktuális árfolyamát, de lehetőségünk van ezt az értéket manuálisan is módosítani.

Az Mentés gombra kattintva rögzítjük a meghatározott árfolyamot a bizonylatunkhoz, ilyenkor ezzel az árfolyammal kerülnek átszámolásra a termékhez rögzített forintos eladási árak. Természetesen a termékek valutás árának módosítására a bizonylat elmentése előtt még lehetőség lesz. A beállított árfolyam is módosítható utólag is, a bizonylat szerkesztő felület alján:

Kelte: Ez a dátum mindig a bizonylat kiállítás aktuális dátuma lesz, nem módosítható adat.

Szállítási határidő: Megadható, hogy az ajánlat elfogadása esetén milyen várható szállítási határidővel számolhat partnerünk. Megadása nem kötelező.

Érvényesség: Az ajánlat érvényességének dátuma. Lejárt érvényességi dátummal rendelkező árajánatokból további kapcsolódó bizonylatok nem készíthetők (csak az érvényességi dátum frissítése után).

Fizetési mód: Megadható milyen fizetési móddal lesz teljesítve bizonylatunk, amennyiben az ügylet számlázásra kerül. Az alapértelmezett fizetési módokon (készpénz, bankkártya, utánvét, átutalás) felül lehetőség van további fizetési módok rögzítésére is a Beállítások/Rendszer beállítások/Fizetési módok menüpont alatt.

Szintén itt található meg a bizonylat sorszáma is. A jobb felső sarokban azt a bizonylat sorszámot tűnteti fel a program, amit az éppen készülő bizonylat a mentés után kapni fog. A bizonylatszámok pénznemenként eltérő sorszámon futnak (eltérő a bizonylatszám előtagja). Az alapértelmezett sorszám formátum minden pénznem esetén módosítható abban az esetben, ha az adott pénznemmel még nem rögzítettünk bizonylatot a programból, rögzítés után már a módosítási lehetőség megszűnik. A módosításra a Beálítások/Bizonylat beállítások/Bizonylat előtag módosítás menüpont alatt van lehetőség.

A bizonylatszerkesztő közepén az általunk kiválasztott termékek listája fog megjelenni mennyiséggel, névvel áfa kulccsal és értékekkel.

A tétel adatainak módosításához/törléséhez ki kell jelölnünk az adott sort, hogy a funkciók megjelenjenek:

Bizonylatszerkesztő felületünk alsó szegmensében láthatjuk az eddig a bizonylatra rögzített tételeink nettó, áfa és bruttó összértékeit. Itt van lehetőségünk megjegyzést rögzíteni bizonylatunkra, amely a bizonylat nyomtatási képének alsó részén fog megjelenni, továbbá itt állíthatjuk be, hogy bizonylatunk csak magyar nyelven kerüljön nyomtatásra, esetleg szeretnénk kétnyelvű bizonylatot készíteni, ez utóbbi esetben meghatározható, hogy a második nyelv mi legyen.

A bizonlylat adatai felett, a jobb felső sarokban található funkciógombok a bizonylat adatainak rögzítése után használhatók:

Előnézet: Készülő bizonylatunk nyomtatási képét tudjuk a mentés előtt megtekinteni/ellenőrizni.

Mentés: A menüpont a bizonylat mentésére/véglegesítésére szolgál.

Küldés: Ezzel a funkcióval azonnal távnyomtatni tudjuk ügyfelünknek a bizonylatot. Amennyiben van az ügyfelünk adatlapján meghatározott e-mail cím alapértelmezetten azt felajánlja a program, de ezt a kiküldés előtt megjelenő ablakon is van lehetőségünk módosítani (ha több e-mail címre is ki szeretnénk küldeni a bizonylatot akkor ;-vel elválasztva, szóközök nélkül kell az e-mail címeket megadnunk). Ezen felül megadhatjuk a bizonylat értesítő e-mail tárgyát és tartalmát.
Lehetőség van továbbá a könyvelőnknek és saját magunknak másolatot kérni a kiküldött bizonylatról, ezek a funkciók akkor használhatók, ha rögzítettünk fel e-mail címet a saját cégünk adataihoz, illetve könyvelői e-mail címet is.
A Küldés gombra kattintva a bizonylat mentésre kerül és a megadott e-mail címekre kiküldi a program az értesítő üzenetet. Fontos tudni, hogy az így kiküldött bizonylatok elektronikus tárolásra nem alkalmasak, partnerünknek ki kell nyomtatni a levélből letölthető bizonylatot.

Elmentett árajánlataink a Rögzített/Árajánlatok menüpont alatt megtekinthetők, szerkeszthetők.