Automatikus bejövő számla

TARTALOMJEGYZÉK

• Hogyan kerül be automatikusan a számla?
• A számlakép megtekintése
• Raktári bevét készítése a bejövő számlából
  • Az átemelt tételek módosítása
• Új termék rögzítése a raktári bevétről
• A raktári bevét mentése
• Kapcsolat a bejövő számla és a raktári bevét között
• Mely számlákból készíthető raktári bevét?
• Raktári mentésre váró számlák keresése
• Eltérő valuta vagy mennyiségi egység kezelése

A Kulcs Flow megkönnyíti a Flow-t használó vállalkozások közötti számlafeldolgozást. Ha egy másik Flow-t használó vállalkozás számlát állít ki a céged részére, a számla automatikusan megjelenhet a Bejövő számlák között, így azt nem szükséges manuálisan rögzítened.

Az automatikusan átvett számlához a számlakép is elérhető, valamint kimenő számlából érkezett bizonylat esetén közvetlenül elkészítheted a hozzá tartozó raktári bevétet is.

Hogyan kerül be automatikusan a számla?

Amikor egy másik Kulcs Flow-t használó vállalkozás számlát állít ki a céged részére, a rendszer a szükséges feltételek teljesülése esetén automatikusan létrehozza annak megfelelőjét a Bejövő számlák között.

Nincs szükség arra, hogy az e-mailben kapott számla adatait ismételten, kézzel rögzítsd.

Az automatikusan létrejött bejövő számla tartalmazza a bizonylat adatait és tételsorait, valamint a hozzá tartozó számlakép is megtekinthető.

Fontos: az automatikusan létrejövő bejövő számla önmagában nem mozgat készletet, és nem hoz létre automatikusan raktári bevétet. Ha a számlán szereplő termékeket készletre szeretnéd venni, a raktári bevétet külön kell elkészítened.

A számlakép megtekintése

Az automatikusan átvett bejövő számlához az eredeti számlakép is elérhető.

A Bejövő számlák listájában a megtekintés ikon segítségével nyithatod meg a bizonylat előnézetét.

Így a számla ellenőrzéséhez nem szükséges külön megkeresned az e-mailben vagy más módon kapott PDF-fájlt.

Raktári bevét készítése a bejövő számlából

Ha az automatikusan átvett bejövő számla egy másik Flow-felhasználó által kiállított kimenő számlából származik, a bejövő számla műveletei között elérhető a Raktári bevét lehetőség.

Ennek segítségével a számla tételeit nem kell egyenként újra rögzítened a raktári bevéten.

A Raktári bevét művelet kiválasztásakor a Flow megnyitja a raktári bevét rögzítésére szolgáló felületet, és átemeli a számlán szereplő termékeket.

Az átemelt tételek módosítása

A raktári bevét mentése előtt ellenőrizheted és szükség esetén módosíthatod az átemelt tételeket.

Az egyes soroknál:

• módosíthatod a mennyiséget;

• módosíthatod a mennyiségi egységet;

• törölheted azokat a sorokat, amelyeket nem szeretnél a raktári bevéten szerepeltetni.

Így a raktári bevétnek nem kell minden esetben teljesen megegyeznie a bejövő számla tartalmával.

Új termék rögzítése a raktári bevétről

Előfordulhat, hogy a bejövő számlán olyan termék szerepel, amely még nem található meg a saját terméktörzsedben.

A raktári bevét rögzítése során a felület jelzi számunkra, hogy a terméket nem találta meg a terméktörzsünkben így új termék kerül rögzítésre.

Az így létrehozott termék készletkezelt termékként kerül rögzítésre.

Amennyiben a termék már létezik a terméktörzsünkben ezt szintén külön jelöli számunkra a raktári bevét felület.

A raktári bevét mentése

A szükséges ellenőrzések és módosítások után mentsd el a raktári bevétet.

A bejövő számla automatikus létrejöttével ellentétben a raktári bevét mentése már készletmozgást eredményez: a bizonylaton szereplő tételek a megadott mennyiségeknek megfelelően bekerülnek a készletbe.

Kapcsolat a bejövő számla és a raktári bevét között

Ha a raktári bevétet a bejövő számlából készítetted el, a Flow bizonylatkapcsolatot hoz létre a két dokumentum között.

A kapcsolat mindkét irányból elérhető:

• a Bejövő számlák listájából látható a kapcsolódó raktári bevét;

• a Raktári bevétek listájából pedig elérhető a kapcsolódó bejövő számla.

Ennek segítségével később is egyszerűen visszakereshető, hogy melyik raktári bevét melyik bejövő számla alapján készült.

Mely számlákból készíthető raktári bevét?

A Raktári bevét művelet akkor érhető el, ha a bejövő számla a kiállító fél oldalán kimenő számlaként készült.

A funkció nem érhető el:

• sztornó számla

• sztornózott számla

• helyesbítő számla

• helyesbített számla

esetén.

Ezeknél a bizonylatoknál a Raktári bevét művelet nem választható ki.

Raktári mentésre váró számlák keresése

Ha több bejövő számlával dolgozol, külön szűrési lehetőség segít azoknak a bizonylatoknak a megtalálásában, amelyekhez még raktári bevétet kell készíteni.

A Bejövő számlák listájában használd a Raktári bevétre vár szűrési feltételt.

A szűrő segítségével gyorsan áttekintheted azokat a bejövő számlákat, amelyek feldolgozása még raktári műveletet igényel.

Eltérő valuta vagy mennyiségi egység kezelése

Előfordulhat, hogy az automatikusan érkező számlán olyan valuta vagy mennyiségi egység szerepel, amely a saját vállalkozásod törzsadatai között még nem található meg.

A Flow ebben az esetben is átveszi a bizonylat feldolgozásához szükséges törzsadatot.

Az automatikusan átvett törzsadat inaktív állapotban jelenik meg a Törzsadatok között.

Amíg inaktív, nem jelenik meg választható lehetőségként a lekérdezések és bizonylatok legördülő listáiban.

Ha saját bizonylataidon is használni szeretnéd, a hozzá tartozó kapcsoló segítségével aktívvá teheted. Az aktiválást követően az adat a megfelelő kiválasztómezőkben és a bizonylatok rögzítésekor is elérhetővé válik.

A kapcsolóval később ismét inaktívvá teheted.